כיצד לנהל את התקדמות המשימות ב- Microsoft Planner ב- Windows 10?

מתכנן מיקרוסופט שייך לחבילת היישומים של Office365. זהו יישום תכנון בו צוותים ואנשים יכולים להשתמש כדי ליצור תוכניות, להקצות משימות, לתקשר ולשתף פעולה ולשתף מסמכים, בין היתר. ניתן ליצור ולהגדיר משימות באופן ספציפי המותאם לצרכי הצוות. התהליך פשוט למדי, אך עם זאת אנשים רבים סובלים מבעיות בו.

למעשה, עדכון התקדמות המשימות בתכנון יכול להיות קל כמו מעקב אחר התקדמות המשימות המוקצות לכל אדם בפרקי זמן ספציפיים. עם זאת, השטן נמצא בפרטים, ואנשים מסוימים לא מצליחים לתפוס את העניין. אם אתה בסירה זו, המדריך הזה הוא בשבילך. בסוף מדריך זה, תוכלו ללמוד כיצד לנהל את התקדמות המשימות ב- Microsoft Planner.

כיצד להגדיר את מתכנן מיקרוסופט

מתכנן מיקרוסופט הוא הכלי לניהול משימות וירטואליות בחבילת Office 365. זה מספק דרך קלה לצוותים לשתף פעולה ולתכנן ולפקח על משימות. משתמשים יכולים גם לעדכן את מצב המשימות ולשתף מידע על המשימות לתיאום חלק יותר של הפרויקט.

ב- Planner, אתה יכול לפרק פרויקט גדול למשימות קטנות יותר, עם ציר זמן לכל משימה, המרכיבות יחד את משך התוכנית הספציפית. ככל שמשימות עובדות, תוכלו לשנות את הסטטוס שלהן מ- "לא התחיל" ל"בתהליך "ולבסוף ל"הושלם". אתה יכול אפילו ליצור משימות נוספות במידת הצורך.

המתכנן כולל שפע של תבניות המאפשרות לך לקפוץ במהירות למשימות ולפרויקטים, ובכך לחסוך זמן רב. אתה רק צריך לוודא שהתבניות מתאימות למשימות הצוות שלך ולחדד אותן במידת הצורך, ותוכל ללכת ישר לעבודה.

כדי להתחיל, עליך להיכנס לחשבון Office 365 שלך. עבור לדף המתכנן ב- Office 365 והזן את פרטי המשתמש שלך. לאחר הכניסה, לחץ על מתכנן בכרטיסיית הבית לטעינת ממשק המתכנן של מיקרוסופט.

הנה, יש לך שלוש דרכים להמשיך. אם כבר יצרת תוכניות, בחר בתוכניות הנפוצות ביותר על ידי לחיצה על "תוכניות מועדפות". אם ברצונך להציג את כל התוכניות שלך, לחץ על "כל התוכניות". עם זאת, אם ברצונך ליצור תוכנית חדשה מאפס, לחץ על האפשרות תוכניות חדשות.

בחלון צור תכנית חדשה, הקלד שם תוכנית בשדה הנתון. עדיף להשתמש בשם שמייצג בתמציתיות את מטרת התוכנית. ב"מי יכול להציג תוכנית זו? " בקבוצה, בחר "הארגון שלי" כדי שיהיה זמין לכולם בצוות שלך ו"רק אנשים שאני מוסיף "כדי להגביל את הצפייה לגישה המותרת. אל תשכח להוסיף תיאור תוכנית ובחר אם יש להוסיף חברים חדשים באופן אוטומטי להודעות דוא"ל.

כשתסיים עם כל התצורה, סוף סוף תוכל ללחוץ על כפתור צור תוכנית. לאחר יצירת התוכנית, תוכל להמשיך ולהוסיף משימות.

כדי להתחיל, פתח את מתכנן Microsoft, בחר את התוכנית שלך ולחץ על כפתור + או הוסף משימה. כאן, אתה צריך לתת למשימה שלך שם. בשדה "הזן שם משימה", הקלד את שם המשימה. לאחר מכן בחר תאריך יעד. לסיום, הקצה את המשימה לצוות או למשתף פעולה בודד.

לאחר שתסיים, לחץ על כפתור הוסף משימה כדי ליצור את המשימה. אתה יכול ליצור מספר משימות בדרך זו ולהקצות אותן לאנשים שונים.

כיצד לעדכן את התקדמות המשימות במתכנן מיקרוסופט

התקדמות המשימות במתכנן מיקרוסופט מחולקת לשלושה מרכיבים, שכל אחד מהם מייצג עד כמה המשימה הגיעה.

לא התחיל.

הוקצה למשימה שלא יצאה לדרך או שלא הוקצתה לאף אחד. זה יכול להינתן גם התווית אם תאריך ההתחלה של המשימה עדיין יהיה בעתיד.

בתהליך.

תווית זו מוקצה למשימות שמתבצעות. לא משנה איזה אחוז מהמשימה מתבצעת. למתכנן של מיקרוסופט יש רק תווית אחת זו לסימון כל המשימות השוטפות, ללא קשר לרמת ההשלמה האישית.

הושלם. תווית זו מוקצה למשימות שהושלמו.

לפיכך, עדכון התקדמות המשימות הוא על מעבר בין תוויות אלה לכל משימה שנוצרה לפי הצורך.

כיצד לעדכן ידנית את התקדמות המשימות במתכנן מיקרוסופט

ישנן מספר דרכים לעדכן את התקדמות המשימות ב- Microsoft Planner.

שים לב שכל שלב התקדמות מיוצג על ידי אייקון.

לא התחיל.

מעגל ריק.

בתהליך.

עיגול בצבע חצי.

הושלם.

עיגול צבעוני לחלוטין עם סמן באמצע.

קבוצות> התקדמות

  • נווט אל קבוצות ובחר משימה.
  • לחץ על החץ הנפתח התקדמות.
  • בחר באפשרות שאתה צריך.

לדוגמא, אם המשימה הושלמה, בחר הושלם מהרשימה הנפתחת התקדמות.

בחירת סמלים

לכל משימה סמל המייצג את התקדמותה. למשימות שהושלמו יש סמל של מעגל מלא עם סמן באמצע, בעוד שלמשימות שמתבצעות יש סמל של מעגל חצי מלא.

בחר את הסמל שליד המשימה כדי לפתוח חלונית בחירת התקדמות ובחר סטטוס התקדמות אחר.

בחירת משימות

זו דרך נוספת לשנות את מצב ההתקדמות של משימה. כל שעליך לעשות הוא לבחור במשימה כדי לחשוף את חלונית בחירת ההתקדמות. עדכן את התקדמות המשימה משם.

כיצד להשתמש ב- Planner עם צוותי מיקרוסופט לניהול משימות

מכיוון שיצירת תוכנית חדשה יוצרת באופן אוטומטי קבוצה חדשה של Office 365, באפשרותך לשתף פעולה באמצעות משימות Planner בכל יישומים מחוברים אחרים במשפחת Office 365, כגון OneDrive ו- Outlook.

אתה יכול גם להשתמש ב- Planner עם Microsoft Teams לניהול משימות שנוצרו. באפשרותך לשתף פעולה במשימות באמצעות Planner או על ידי הוספת כרטיסיית Planner אחת או יותר לערוץ Teams.

כך יוצרים ערוץ מתכנן ב- Microsoft Teams:

  • פתח צוותים ובחר ערוץ. בערוץ לחץ על כפתור +.
  • מצא ובחר מתכנן.
  • צור תוכנית עם הפרטים הנכונים ושמור אותה. אתה יכול גם לבחור תוכניות קיימות.

תהליך הוספת משימה, הקצאתה ועדכונה זהה להסבר לעיל.

מתכנן מיקרוסופט משמש ליצירת משימות קטנות המתאימות באופן קולקטיבי לתכנית גדולה יותר עבור צוות לשיתוף פעולה. הידיעה כיצד לעדכן את ההתקדמות מההתחלה להשלמה וגם לשתף פעולה בפלטפורמה כמו Microsoft Teams יכולה להגדיל הן את הפרודוקטיביות האישית והן את עבודת הצוות בארגון.

עם זאת, אם המחשב האישי שלך איטי, הוא יכול להשפיע לרעה על הפעילות ולהפוך את שיתוף הפעולה בענן לאיטי הרבה יותר. אתה יכול להשתמש ב- Auslogics BoostSpeed ​​כדי להסיר בעיות הפחתת מהירות וקבצי אינטרנט חסרי תועלת ולהפוך את החוויה שלך לחלקה יותר.